Avec la mise en place du travail à distance, l'organisation de rassemblements d’équipe est devenue indispensable pour créer des points de rencontre physique entre les collaborateurs.
Se pose alors la question du format de ce séminaire : opter pour un séminaire traditionnel ou sortir des sentiers battus avec un séminaire outdoor ? Je vous propose dans cet article un petit comparatif des avantages et inconvénients de chacune de ces solutions !
Chez SWEN nous pensons que la forme d’un séminaire d’équipe compte tout autant que son contenu pour véhiculer les bons messages aux collaborateurs.
Alors lorsqu'il s'agit de rassembler son équipe pour partager un moment de convivialité et de réflexion collective, il est important de bien combiner le fond et la forme pour maximiser l’impact de ce rassemblement d’équipe.
Si dans la majorité des cas, le choix se porte sur l'organisation d’un séminaire traditionnel, dans un lieu en dur, en intérieur et prévu à cet effet, il est aujourd’hui possible de sortir du cadre en optant pour une solution hors des sentiers battus : le séminaire outdoor organisé en pleine nature.
Qu’entend-on par séminaire traditionnel ou séminaire outdoor ?
On entend par séminaire traditionnel, un séminaire organisé dans un cadre intérieur, tel qu'une salle de réunion ou un centre de conférences, un hôtel, un château ou un gîte de groupe... Il se caractérise la plupart du temps par des présentations, des ateliers, des discussions et des activités axées sur des sujets professionnels ou des thématiques bien précises. Les participants y assistent généralement pendant une journée ou plusieurs jours consécutifs, suivant un programme prédéfini.
En revanche, un séminaire outdoor se déroule en plein air, souvent dans un environnement naturel comme une forêt, à la campagne ou à la montagne. Les réunions classiques y sont totalement possibles mais le format privilégie les activités de groupe en plein air, les défis physiques en équipe, ainsi que des serious game ou des simulations réalistes. Il vise à favoriser la collaboration, la communication, les échanges plus informels, tout en offrant une expérience immersive loin du cadre habituel.
Dans cet article, je vous propose de détailler les différences entre ces deux approches, en mettant en lumière leurs avantages respectifs et en explorant comment chacun peut répondre aux besoins et aux objectifs spécifiques de l’entreprise en même temps qu'aux attentes nouvelles des équipes.
Les avantages & inconvénients d’un séminaire traditionnel
Avantages :
S’assurer un cadre structuré: Les séminaires traditionnels offrent un environnement contrôlé et structuré, idéal pour des présentations formelles, des ateliers collaboratifs en petit groupe et l’intervention de personnalités extérieures : coachs, animateurs et intervenants.
Se faciliter l’accès aux technologies: Dans une salle de conférence bien équipée, il est facile d'utiliser des outils technologiques tels que des projecteurs, des systèmes de sonorisation professionnels, un accès à internet très haut débit, du petit matériel pour faciliter les échanges et les discussions.
Ne pas faire d’impair sur le confort et l’ergonomie: Les installations proposées dans les lieux spécialisés dans les séminaires offrent un confort important avec tout ce qu’il faut à disposition pour les collaborateurs. Les installations sont en principe bien adaptées et éprouvées pour animer son séminaire en toute sérénité.
Se faciliter l’organisation: restauration, hébergement, piscine, terrains de sport… Les lieux spécialisés dans l’accueil de séminaires disposent de commodités de plus en plus haut de gamme convenant au plus grand nombre et permettant de réduire la charge mentale et de travail qu’implique l’organisation d’un séminaire.
Inconvénients :
La monotonie : Les séminaires traditionnels peuvent parfois avoir été déjà vus et revus ce qui peut rendre leur impact moins important au fil du temps. Ces séminaires peuvent parfois devenir monotones voire ennuyant notamment lorsque le programme implique de nombreuses réunions ou conférences durant lesquelles les participants interagissent peu entre eux ou avec l’extérieur.
Des échanges informels moins spontanés : Le cadre traditionnel d’un séminaire ne permet pas toujours de briser les silos ou les strates hiérarchiques ce qui est parfois nécessaire pour trouver de nouvelles solutions, libérer la créativité et créer des échanges vrais entre collaborateurs de tous niveaux.
Le fond pas toujours aligné sur la forme : Développer l’esprit entrepreneurial, travailler la prise de risque, inciter à sortir du cadre, développer de nouvelles approches RSE et environnementales… Ce sont des thématiques souvent présentes dans les programmes de séminaire mais en restant sur un format classique, cela ne permet pas de faire vivre ces idées pleinement et de les incarner pour y trouver des réponses..
Des coûts élevés : les frais engendrés par un séminaire traditionnel sont un vrai sujet car la location d’un lieu adapté à la taille du groupe et disposant sur place de toutes les commodités et services attendus peut vite faire monter le budget.
Le séminaire traditionnel est donc une solution à privilégier lorsque l’enjeu est de rassembler son équipe et de proposer une solution qui convienne au plus grand nombre avec tout le confort habituel. C’est toutefois une solution qui favorise moins les échanges profonds, les remises en question et les interactions entre strates managériales et in fine réduit l’impact positif sur les collaborateurs.
Les avantages & inconvénients d’un séminaire outdoor
Avantages :
Sortir du cadre habituel pour mieux marquer les esprits: Les séminaires en plein air offrent la possibilité de proposer une expérience totalement différente auxquelles sont habitués les collaborateurs. Vous les surprenez et vous assurez ainsi une pleine motivation à participer à ce rassemblement d’équipe. Ces moments entre collaborateurs sont extrêmement important pour favoriser la cohésion d’équipe et il y a fort à parier que vos collaborateurs se rappelleront davantage d’un séminaire outdoor hors des sentiers battus que d’un séminaire traditionnel comme ils en ont déjà vécu d’autres.
Favoriser des échanges vrais et spontanés: le simple fait d’être en pleine nature permet de briser certains comportements normés ou imposés par le cadre habituel de travail et qui peuvent être néfastes pour une bonne collaboration. Tenue vestimentaire différente, aisance différente de chacun à ce nouvel environnement, changement de cadre qui génère automatiquement de nouvelles discussions… avec de petits changements, les échanges entre collaborateurs sont plus spontanés et plus libérés.
La nature, un terrain de jeu à exploiter: Au sens propre comme au figuré, la nature est un vrai terrain de jeu pour s’amuser en équipe avec un multitude d’activités possibles. C’est aussi un parfait outil pour monter des ateliers qui ont du sens que ce soit sur des sujets de leadership, de cohésion, d’entraide, de réflexion sur des sujets de développement durable et d’impact environnemental comme la fresque du climat.
Faire mieux avec moins: Organiser son séminaire en pleine nature implique forcément de bénéficier de moins de commodités à sa disposition. Mais cela permet aussi de se concentrer sur ce qui compte vraiment pour faire ressortir le meilleur de ce temps en équipe. Sans faire l’impasse sur des prestations de qualité, le frugalité forcément imposée par l’environnement naturel permet de faire mieux avec moins.
Inconvénients :
S’adapter aux conditions météorologiques: Les séminaires en plein air sont forcément soumis aux aléas de la météo, ce qui peut parfois compromettre le confort des participants ou la tenue de certaines activités.
Une logistique différente: L'organisation d'un séminaire en plein air peut nécessiter une logistique différente à gérer notamment pour l’accès au lieu et la gestion de la nuitée si celle-ci ne se fait pas directement sur place. C’est bien dans ce sens que SWEN a développé un savoir-faire unique permettant de gérer intégralement cette logistique qui peut parfois sembler complexe pour ceux qui ont l’habitude d’organiser des séminaires plus conventionnels.
Un confort plus limité: Évidemment, le niveau de confort d’un séminaire en pleine nature sera forcément plus réduit qu’un séminaire dans un lieu en dur disposant de tous les équipements nécessaires. Toutefois, toujours dans une logique de faire mieux avec moins, le niveau de prestation proposé sur un séminaire pleine nature organisé avec SWEN est bien supérieur à celui que l’on s’imagine en première approche. A titre d’illustration, nos grandes tentes de réunions et de repas sont chauffées à l’aide de poêles à bois, elles sont équipées de téléviseurs pour les présentations, les prestations de repas sont dignes d’un très bon restaurant et le couchage en bivouac est certes rudimentaire mais totalement adapté pour une nuit insolite.
Faire le choix d’organiser un séminaire outdoor est forcément un parti pris qu’il faut savoir incarner. Mais c’est un formidable moyen de marquer les esprits et de favoriser des échanges vrais et spontanés au sein d’une équipe. Il est aussi important de garder à l’esprit quand sortant du cadre et de la zone de confort des collaborateurs qu’une bonne réflexion en amont permet de lever tous les points de questionnements pour un projet positif pour tous.
En fin de compte, le choix entre un séminaire traditionnel en salle et un séminaire en plein air dépend des objectifs spécifiques de votre entreprise, de votre intention de départ et des messages à véhiculer au travers du fond et de la forme.
Toute l’équipe de SWEN se tient à votre disposition pour étudier votre besoin et vous proposer une alternative impactante aux séminaires traditionnels en emmenant votre équipe hors des murs pour une expérience inoubliable.