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Réussir votre séminaire d'équipe insolite : les 10 clés d'un brief bien défini


Séminaire d'équipe insolite avec la Maison MONS - Crédit photo Alex Tarin
Séminaire d'équipe insolite avec la Maison MONS - Crédit photo Alex Tarin

Organiser un séminaire d'équipe insolite est une expérience passionnante, mais qui nécessite une préparation minutieuse. L'un des éléments clés de cette préparation est la définition d'un brief complet. Au-delà d'être une simple formalité, un brief bien défini présente plusieurs avantages significatifs qui contribuent à la réussite globale de votre événement.


1. Précisez bien les objectifs, l'enjeu et le contexte de votre séminaire

Nouvelle équipe de direction, virage stratégique, fusion de deux entités, mise en place d'une nouvelle stratégie RSE, équipe en travail à distance permanent, célébration d'une réussite collective, besoin de développer la cohésion... Il existe autant de séminaires d'équipe que de contextes et d'objectifs.


Partagez clairement le contexte de votre séminaire pour obtenir des propositions cohérentes et en phase avec vos attentes. Chez SWEN, nous aimons prendre le temps de bien comprendre le contexte et l'enjeu de votre séminaire. Cela nous guide tout au long du projet sur le choix des prestations, l'adaptation des activités, et même sur le brief que l'on peut donner à nos partenaires.


2. Donnez un maximum d'informations sur le profil des participants

Vous connaissez bien votre équipe, mais gardez à l'esprit que ce n'est pas le cas de votre prestataire. Il est donc important qu'il ait une photographie "mentale" de l'équipe dont il aura la charge pour construire les propositions les plus cohérentes.


Tranches d'âges représentées, parité homme-femme, intérêts particuliers, compétences, fonctions dans l'entreprise (équipe de direction, commerciaux, opérateurs de production...), préférences ou habitudes de travail, et toute autre information pertinente.


Un brief détaillé sur le profil des participants permettra de personnaliser l'expérience pour maximiser son impact.


3. Estimez au mieux la fourchette de budget adaptée à votre séminaire d'équipe insolite

Il est important que vous sachiez donner à votre prestataire l'enveloppe de budget que vous souhaitez et pouvez consacrer à votre séminaire. Ce peut être un budget global ou un budget par participant, mais l'important est de travailler une fourchette de budget cohérente en essayant d'y intégrer tout ce qui vous semble important : transport, hébergement, repas, lieu d'accueil, activités, cadeaux participants...


Se référer au tarif des précédents séminaires est un bon étalon que vous pouvez partager avec votre prestataire pour le guider. Établir un budget prévisionnel réaliste est crucial pour déterminer les options viables et garantir que les propositions des prestataires sont en ligne avec vos budgets.



Par exemple, pour un séminaire insolite en pleine nature de 2 jours + 1 nuit, nos propositions peuvent aller de 400€ HT à 800€ HT par participant en fonction du niveau de prestation attendue, des activités retenues et du nombre de participants. C’est donc primordial de faire ce premier travail de votre côté.


4. Précisez s'il y a ou non des thématiques clés à prendre en compte

Au-delà de l'expression de l'enjeu qui peut nous guider dans l'élaboration de votre proposition, exprimez vos préférences en termes de thématique et de style à donner à votre séminaire. Souhaitez-vous une expérience plus axée sur l'aventure, sur la découverte du terroir, sur le jeu, sur la sensibilisation aux enjeux climatiques… ? Ces indications guideront les prestataires vers des propositions en accord avec vos attentes.



Observation des étoiles - Crédit Photo Cala Assa
Observation des étoiles - Crédit Photo Cala Assa


5. Exposez les contraintes logistiques et temporelles importantes

Identifiez les contraintes logistiques telles que les dates ou la période idéale, la durée, et la localisation souhaitée. Ces informations aideront à éliminer les options qui ne correspondent pas à vos disponibilités et garantiront une planification sans accroc.


Attention, prenez bien en compte les temps de transports s'il y a lieu, les temps de transfert entre la gare/aéroport et le lieu du séminaire, les contraintes de déplacement des collaborateurs venant de plus loin… Plus il y a de monde, plus il y a d'inertie, et nous n'aimons pas presser les participants.


Notamment parce que l'esprit SWEN et le fait de passer votre séminaire insolite en pleine nature signifie pour nous de ralentir le tempo et de prendre le temps. Pensez donc bien en amont à anticiper toutes les contraintes logistiques.


6. Identifiez les besoins matériels et technologiques indispensables à prévoir

Un séminaire nécessite des temps de partage entre collaborateurs bien souvent appuyés avec des contenus à projeter (présentations, vidéos, documentation...). Spécifiez bien les besoins matériels tels que l'équipement audiovisuel, les installations nécessaires, ou tout autre élément indispensable à la réalisation de votre séminaire.



Si dans un lieu d'accueil traditionnel de séminaire vous pourriez ne pas avoir à trop vous poser cette question, si vous faites appel à un prestataire comme SWEN qui organise des séminaires insolites et en pleine nature, ce point-là est très important. Nous pouvons installer sur notre camp un écran de projection, un système de sonorisation avec enceinte + micro, des batteries de grosses capacités pour alimenter en énergie vos équipements... le tout est de le savoir en avance pour éviter les mauvaises surprises.


7. DO & DON'T : Précisez s'il y a des activités à privilégier ou à éviter

Indiquez les types d'activités que votre groupe apprécie ou au contraire, préférerait éviter. Renseignez-vous sur ce qui a déjà été réalisé lors des précédentes éditions et si cela a plu ou déplu. Cela permettra à nous, les prestataires, de personnaliser notre offre en fonction des préférences de votre équipe.


Renseignez-vous aussi sur ce que la direction est prête à valider ou non. Typiquement, sur un séminaire insolite sur le thème de l'aventure, certaines activités peuvent être sujettes à des discussions en amont pour des raisons de sécurité : escalade, VTT, ski…


Même si ce sont des propositions qui plaisent aux participants à titre individuel, la direction de l'entreprise peut préférer des activités moins risquées. Ce qui est totalement possible, soit dit en passant, avec nos propositions d'activités aventures comme "SOS 117" ou "Alerte en Forêt" !


8. Déterminez le niveau d'implication que vous attendez

Souhaitez-vous déléguer l'ensemble de l'organisation à votre prestataire ou préférez-vous être impliqué de très près dans sa construction ? Précisez bien le niveau d'implication que vous souhaitez avoir dans l'organisation pratique du séminaire, car cette clarification facilitera la collaboration.


Chez SWEN, certains de nos clients nous laissent carte-blanche, d'autres sont plus impliqués et souhaitent être à nos côtés pour construire toute la proposition de séminaire insolite et avoir toutes les informations en temps réel pour les communiquer en interne.



Bivouac estival - Crédit photo Charly Rosset
Bivouac estival - Crédit photo Charly Rosset


9. Listez vos attentes sur le niveau de prestation attendu

Notamment en termes d'hébergement et de restauration. Si votre séminaire inclut une nuitée, spécifiez vos attentes en matière d'hébergement et de restauration. Cela garantira que ces aspects sont en phase avec l'expérience globale que vous souhaitez offrir.


Sur nos séminaires SWEN, la nuitée proposée est bien souvent une nuitée en bivouac sous tente individuelle et pour laquelle nous fournissons tout le matériel. C’est une expérience marquante et totalement insolite à vivre en équipe, mais cela implique aussi que le niveau de confort par rapport à une chambre d'hôtel 4 étoiles soit un peu réduit, vous en conviendrez.


Toutefois, il nous arrive fréquemment de réserver un gîte en parallèle au cas où certains participants seraient totalement opposés à l'idée de dormir en bivouac pour des raisons diverses, personnelles et qui leur sont inopposables. Un bon moyen de satisfaire ceux qui ont envie de vivre l'aventure à fond et ceux pour qui le confort d'une bonne nuit au chaud est primordial.


10. Définissez s'il y a lieu les moyens de mesures de suivi et d'évaluation de la satisfaction des participants

Enfin, envisagez les mesures de satisfaction et d'évaluation pour évaluer le succès de votre séminaire. Cela peut inclure des retours d'équipe, des indicateurs de performance, ou d'autres critères pertinents qui vous aideront à savoir si le séminaire a atteint les objectifs initiaux que vous aviez fixés, si les activités retenues ont plu, et si l'organisation a été fluide.


Chez SWEN, dans les 2 semaines qui suivent le séminaire d'équipe, nous envoyons à chaque participant une enquête de satisfaction dont nous pouvons vous partager les retours afin de vous donner quelques indicateurs.


En conclusion, les clés d'un séminaire d'équipe insolite réussi résident dans un brief bien défini. Chaque aspect concret, des objectifs aux contraintes logistiques, contribue à créer une base solide pour une planification efficace et une réalisation mémorable. Investir du temps dans la préparation de votre brief est la clé pour garantir le succès de votre séminaire d'équipe insolite. À très vite pour une aventure SWEN !


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