Conditions générales de vente (CGV)
Introduction – Esprit et Objet des présentes Conditions
Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après « CGV ») ont pour objet de définir clairement les modalités d’intervention et de collaboration entre SWEN SAS, société spécialisée dans l’organisation de séminaires, événements et expériences en plein air pour les professionnels, et ses clients. La société SWEN SAS est immatriculée en France au RCS de Villefranche-Tarare sour le numéro 894 093 640, son siège social est situé 442 route du margand 69620 LEGNY.
Les présentes CGV visent à garantir une compréhension commune, une organisation fluide et un cadre sécurisant pour l’ensemble des Parties, afin de permettre le bon déroulement de chaque prestation dans l’esprit de qualité, de responsabilité et de convivialité qui caractérise SWEN.
Les présentes CGV ont une valeur contractuelle et s’appliquent à toute Prestation réalisée par SWEN, sauf accord écrit contraire entre les Parties. La signature du devis, ou l’envoi d’un “Bon pour accord / Bon pour commande / Bon pour réservation”, implique l’adhésion pleine et entière aux présentes CGV, sans réserve.
SOMMAIRE
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Objet, Champ d’Application et Acceptation des CGV
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Réservation, Commande et Processus de Collaboration
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Tarifs, Conditions de Paiement, Révisions de Prix et Surcoûts
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Conditions d’Annulation, Modification et Report de la Prestation
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Participants – Obligations, Conditions de Participation et Comportements
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Contenu de la Prestation, Hébergement, Restauration, Matériel, Sous-Traitance et Transport
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Sécurité, Météo et Décisions Opérationnelles sur le Terrain
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Responsabilités, Assurances et Limitation de Responsabilité
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Données Personnelles
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Confidentialité et Propriété des Contenus
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Force Majeure et Imprévision
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Hiérarchie Documentaire et Dispositions Diverses
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Droit Applicable et Juridiction Compétente
1.Objet, Champ d’Application et Acceptation des CGV
1.1 Objet
Les présentes CGV définissent les conditions dans lesquelles SWEN fournit au Client professionnel des prestations de conception, organisation et réalisation de séminaires, événements, activités, ateliers et expériences en plein air ou en milieu naturel, incluant le cas échéant des services de restauration, d’hébergement, de logistique, d’animation, de transport ou d’accompagnement.
1.2 Champ d’Application
Les présentes CGV s’appliquent à toutes les Prestations proposées, vendues ou réalisées par SWEN sur le territoire français, à destination exclusive de clients professionnels (B2B). Toute commande implique l’acceptation entière et sans réserve des présentes CGV.
1.3 Documents Externes
Les informations présentes sur le site internet, brochures, supports commerciaux ou communications de SWEN sont fournies à titre indicatif. Seuls le devis accepté, les présentes CGV et les échanges écrits validés par SWEN ont une valeur contractuelle.
1.4 Acceptation des CGV
La signature du devis, ou l’envoi par le Client d’un “Bon pour accord / Bon pour commande / Bon pour réservation” par écrit (email) vaut acceptation pleine, entière et sans réserve des présentes CGV. Il n’est pas nécessaire de signer séparément les CGV pour qu’elles soient opposables.
1.5 Modification des CGV
SWEN peut modifier ses CGV à tout moment. La version applicable est celle en vigueur à la date de signature du devis par le Client.
1.6 Clients particuliers
Les présentes CGV sont destinées principalement aux clients professionnels (B2B). Elles peuvent également s’appliquer aux prestations réalisées pour des particuliers (B2C), sous réserve des adaptations impératives prévues par le Code de la consommation. En cas de contradiction entre une clause des présentes CGV et une disposition légale d’ordre public applicable aux consommateurs, cette dernière prévaudra.
Lorsque le Client est un consommateur au sens du Code de la consommation et que la Prestation est vendue à distance ou hors établissement, celui-ci peut bénéficier d’un droit de rétractation de 14 jours conformément aux articles L221-18 et suivants du Code de la consommation.
Ce droit ne s’applique toutefois pas si la Prestation est pleinement exécutée avant la fin du délai de rétractation, ou lorsqu’elle porte sur des services d’activités de loisirs fournis à une date ou selon une périodicité déterminée (article L221-28).
En cas d’exercice du droit de rétractation, le Client sera remboursé des sommes versées, déduction faite des prestations déjà exécutées.
2. Définitions
Les termes ci-dessous, lorsqu’ils sont utilisés avec une majuscule au singulier ou au pluriel, auront la signification suivante :
« SWEN » : désigne la société SWEN, SAS immatriculée au RCS de Villefranche–Tarare sous le numéro 894 093 640, prestataire des services décrits aux présentes.
« Client » : désigne toute société, entité ou organisation professionnelle contractant avec SWEN pour l’organisation d’une Prestation, et responsable du paiement et du respect des présentes CGV.
« Participants » : désigne les personnes physiques inscrites par le Client pour prendre part à la Prestation.
« Prestation » : désigne l’ensemble des services fournis par SWEN tels que définis au devis accepté par le Client (ex. séminaire, activité, atelier, restauration, hébergement, logistique, animation, etc.).
« Devis » ou « Bon de Commande » : document contractuel émis par SWEN précisant le contenu et le prix de la Prestation. Sa signature ou l’envoi d’un “Bon pour accord / commande / réservation” par le Client vaut engagement ferme.
« Lieu de Prestation » : désigne tout espace, terrain, local, site naturel ou lieu extérieur ou intérieur dans lequel se déroule tout ou partie de la Prestation (ex. camp SWEN, forêt, hébergement, espace partenaire).
« Listing Participants » : fichier transmis par SWEN au Client pour renseigner les informations nécessaires à l’organisation de la Prestation (identité, contraintes, besoins…).
« Book Participant » : document fourni par SWEN au Client contenant les informations pratiques, consignes, équipement requis, lieu, horaires et programme de la Prestation.
« Force Majeure » : désigne un événement imprévisible, irrésistible et extérieur au sens de l’article 1218 du Code civil, empêchant l’exécution des obligations des Parties.
« Prestataire tiers » : désigne toute personne physique ou morale autre que SWEN intervenant pour l’exécution de tout ou partie de la Prestation (ex. transporteur, restaurateur, encadrant externe).
« J-XX » : désigne le nombre de jours calendaires précédant la date de début de la Prestation (ex. « J-15 » = 15 jours avant).
3. Réservation, Commande et Processus de Collaboration
3.1 Devis et Formation du Contrat
Toute demande de Prestation fait l’objet d’un devis émis par SWEN, précisant le contenu, les modalités, les effectifs, les dates, le Lieu de Prestation et le prix.
Le devis doit être signé et retourné par email par le Client.
À titre exceptionnel, et à la discrétion de SWEN, un “Bon pour accord / Bon pour commande / Bon pour réservation” formulé par écrit par email pourra valoir acceptation définitive du devis.
La réservation devient ferme uniquement après acceptation du devis conformément au présent article et paiement de l’acompte prévu aux présentes CGV.
3.2 Priorité Contractuelle – Documents Opposables
En cas de contradiction entre les documents contractuels relatifs à la Prestation, l’ordre suivant prévaudra :
a) le devis ou bon de commande signé (et ses éventuelles annexes),
b) les présentes CGV,
c) le Book Participant,
d) les échanges écrits validés par SWEN,
e) tout document d’information non contractuel (site internet, brochure, supports).
Aucun document de rang inférieur ne peut modifier un document de rang supérieur sans accord écrit signé par SWEN.
3.3 Blocage de la Date pour le Client
L’émission d’un devis n’engage pas SWEN sur la disponibilité.
La date proposée reste disponible tant que le devis n’est pas accepté et que l’acompte n’est pas réglé.
À défaut, SWEN pourra attribuer la date à un autre Client, sans indemnité.
3.4 Droit de Refus
SWEN peut refuser une demande ou un projet si celui-ci n’est pas compatible avec ses valeurs, ses standards de qualité ou de sécurité, ou si les conditions ne permettent pas une réalisation satisfaisante.
Aucune indemnité ne pourra être réclamée au titre d’un refus de commande par SWEN.
3.5 Obligations du Client et Informations Nécessaires
Le Client s’engage à fournir dans les délais impartis l’ensemble des informations nécessaires à la bonne organisation de la Prestation.
Le Client est seul responsable de l’exactitude, de l’exhaustivité et de la transmission des informations communiquées à SWEN.
4. Tarifs, Conditions de Paiement, Révisions de Prix et Surcoûts
4.1 Tarifs
Les prix indiqués dans le devis sont exprimés en euros et hors taxes.
Le prix de la Prestation est celui figurant au devis accepté par le Client. Toute demande additionnelle après signature fera l’objet d’une facturation complémentaire, payable à réception.
4.2 Acompte et Échéancier de Paiement
Sauf mention contraire dans le devis :
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70 % du montant total est payable à la commande,
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30 % sont facturés après la Prestation, afin de prendre en compte d’éventuels ajustements (participants, extras, modifications validées).
Pour les Prestations réservées plus de 6 mois à l’avance, un échelonnement peut être proposé par SWEN, à savoir :
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30 % à la commande,
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40 % à J-60,
solde après la Prestation.
4.3 Retards de Paiement
Toute somme non payée à son échéance entraînera, sans mise en demeure préalable :
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l’application de pénalités de retard calculées au taux légal en vigueur,
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l’application d’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (art. L441-10 du Code de commerce),
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la possibilité pour SWEN de suspendre l’exécution de la Prestation en cas de retard significatif de paiement.
4.4 Révision de Prix
Les prix ont été établis selon les conditions économiques en vigueur au jour du devis.
En cas d’évolution significative des coûts supportés par SWEN avant la date de la Prestation (notamment alimentation, prestataires tiers, transport, énergie, taxes), SWEN pourra réviser le prix.
Est considérée comme significative toute hausse globale d’au moins 5 % du montant total.
SWEN informera le Client par écrit ; à défaut d’accord dans un délai de 5 jours ouvrés, le Client pourra annuler sans frais, les sommes versées étant alors remboursées.
4.5 Surcoûts Imputables au Client
Tout surcoût résultant d’une décision, demande, omission, erreur ou retard du Client (ex. ajout d’activités, modification logistique, changement d’horaires, Participant non signalé, contrainte alimentaire non communiquée, accès complexe au Lieu de Prestation) sera intégralement refacturé au Client.
Ces surcoûts incluent les frais supplémentaires engagés auprès des prestataires, transports, hébergements, matériels, ainsi que les coûts administratifs liés à la replanification.
Ils seront facturés sur justificatifs ou forfaits raisonnables, sans négociation.
4.6 Taxes et Redevances
Toute taxe, droit d’accès, redevance ou frais imposé par une autorité publique ou un gestionnaire du lieu après l’émission du devis sera refacturé au Client s’il n’était pas connu lors de la signature. Cette clause couvre notamment toute nouvelle taxe environnementale, écologique, de gestion des déchets, d’usage de site naturel ou de transport applicable aux activités outdoor.
5. Conditions d’Annulation, Modification et Report de la Prestation
5.1 Annulation par le Client
Toute annulation doit être communiquée par écrit.
En cas d’annulation par le Client, les frais suivants s’appliquent :
- Plus de 60 jours avant la Prestation : 30 % du montant total
- Moins de 60 jours avant : 70 % du montant total
- Non-présentation du Client ou Participants : 100 % du montant total
Les montants déjà versés sont imputés sur les frais d’annulation. Aucun remboursement ne sera effectué si le Client annule.
5.2 Report à l’initiative du Client
En cas de report demandé par le Client professionnel plus de 30 jours avant la Prestation, les sommes versées seront transformées en avoir valable 6 mois et des frais de report de 20 % du montant total de la Prestation seront appliqués. Si aucun accord sur une nouvelle date n’est trouvé dans la période de validité, l’avoir sera perdu, sans remboursement.
Pour les Clients consommateurs, les frais de report feront l’objet d’un accord écrit spécifique.
5.3 Modification des Effectifs
Les effectifs de participants sont verrouillés à J-15.
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Si le Client réduit le nombre de participants après J-15, la facturation restera basée sur le nombre de Participants validés à J-15 via le Listing Participants. La date de dernière modification figurant dans l’historique du fichier (Google Sheet) fait foi entre les Parties.
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Si le Client souhaite ajouter des Participants, SWEN fera ses meilleurs efforts pour les intégrer, sans garantie.
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En cas d’ajout tardif, SWEN ne pourra être tenue responsable si la qualité ou le confort de la Prestation s’en trouve impacté (ex. quantité de nourriture, équipement disponible).
5.4 Annulation par SWEN hors cas de force majeure
Si SWEN devait annuler la Prestation pour un motif autre qu’un cas de force majeure, les sommes versées par le Client seraient intégralement remboursées, sans que le Client puisse prétendre à une quelconque autre indemnité.
5.5 Accord Amiable Possible
Les Parties peuvent toujours convenir d’une solution amiable différente.
Toutefois, à défaut d’accord, les dispositions ci-dessus s’appliquent de plein droit.
6. Participants – Obligations, Conditions de Participation et Comportements
6.1 Aptitude et Information des Participants
Le Client atteste que l’ensemble des Participants inscrits sont physiquement et mentalement aptes à prendre part aux activités prévues dans la Prestation.
Le Client s’engage à informer les Participants, préalablement à la Prestation, de la nature des activités, du niveau d’effort requis, des conditions environnementales et de toute information utile figurant notamment dans le Book Participant.
6.2 Comportement et Respect des Consignes
Les Participants doivent adopter un comportement responsable et respecter les consignes données par l’équipe SWEN, lors du briefing d’accueil et à tout moment de la Prestation.
SWEN pourra refuser l’accès ou exclure immédiatement tout Participant dont le comportement mettrait en danger sa sécurité, celle d’autrui, le bon déroulement de la Prestation ou l’intégrité du matériel, sans remboursement ni indemnité.
6.3 Alcool, Substances et Conduite
La consommation d’alcool est autorisée de manière modérée et responsable.
SWEN se réserve le droit, à tout moment, de refuser de servir tout Participant dont l’état ne semble pas compatible avec une consommation d’alcool ou susceptible de reprendre le volant.
Le Client est informé que chaque Participant demeure seul responsable de sa conduite après la Prestation, notamment en cas de prise de volant. SWEN ne pourra en aucun cas être tenue responsable des conséquences liées à la consommation d’alcool par un Participant, y compris en cas d’accident ultérieur.
À titre de prévention, des éthylotests peuvent être mis à disposition des Participants sur demande pendant la Prestation. Leur utilisation est facultative et ne transfère en aucun cas la responsabilité de SWEN quant à la décision de conduire ou non.
La consommation, détention ou distribution de produits illicites ou de substances pouvant altérer la vigilance ou compromettre la sécurité est strictement interdite, hors médicaments personnels.
6.4. Équipement et Tenue Adaptés
Les Participants doivent se présenter avec une tenue et un équipement adaptés aux activités indiqués dans le Book Participant.
En cas de tenue ou d’équipement inadapté, SWEN pourra refuser la participation du Participant à tout ou partie de la Prestation, sans indemnité.
Même si SWEN autorise un Participant insuffisamment équipé à participer, cette tolérance ne vaut pas acceptation du risque ni transfert de responsabilité vers SWEN. Le Participant reste seul responsable des conséquences liées à son équipement inadapté.
6.5 Effets Personnels
Les Participants demeurent seuls responsables de leurs effets personnels.
Aucun dispositif de surveillance ou de stockage sécurisé n’est mis en place sur le Lieu de Prestation.
SWEN ne pourra être tenue responsable en cas de perte, vol, dégradation ou oubli d’effets personnels.
6.6 Mineurs
Les Prestations sont destinées à un public adulte. La présence de mineurs est possible uniquement sous réserve :
a) de l’accord préalable écrit de SWEN, et
b) de la présence pendant toute la Prestation d’un responsable légal (père, mère, tuteur) ou d’un encadrant professionnel dûment mandaté.
Le responsable assume l’entière responsabilité du mineur et veille au respect des consignes. SWEN pourra refuser la participation d’un mineur si les conditions de sécurité, d’encadrement ou la nature des activités ne le permettent pas.
7. Contenu de la Prestation – Hébergement, Restauration, Matériel, Sous-Traitance et Transport
7.1 Description de la Prestation
Le contenu précis de la Prestation, incluant les activités, hébergements, repas, services inclus ou non inclus, figure dans le devis et le Book Participant. Toute modification ou ajout demandé par le Client après signature fera l’objet d’une validation écrite et d’une facturation complémentaire le cas échéant.
Hébergement
7.2 Lorsque la Prestation inclut un hébergement, les conditions (type, équipements, sanitaires, horaires) sont précisées dans le devis ou le Book Participant.
7.3 Les Participants s’engagent à respecter les lieux, installations et matériels mis à disposition. Toute dégradation, perte ou comportement entraînant des frais supplémentaires sera refacturé au Client (voir article 6.7).
Restauration
7.4. Le Client doit communiquer via le Listing Participants toutes allergies, régimes, interdits religieux ou contraintes alimentaires au plus tard à J-20.
7.5. Un représentant de SWEN est formé aux bonnes pratiques d’hygiène alimentaire (HACCP). SWEN met en œuvre les mesures nécessaires pour limiter les risques sanitaires liés aux repas.
7.6 SWEN fera ses meilleurs efforts pour proposer des alternatives lorsque possible. Compte tenu des contraintes de réalisation des repas, seules les options suivantes peuvent être proposées :
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alternative végétarienne,
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option sans porc (préparée dans la même cuisine que les autres repas).
7.7 SWEN ne propose pas de repas casher, halal, vegan ou nécessitant des préparations/ustensiles dédiés. Pour ces Participants, l’option sera un repas végétarien, ou le Participant apportera sa propre nourriture.
7.8. SWEN ne peut garantir l’absence de traces d’allergènes ni l’absence de contamination croisée.
7.9. En cas d’informations incomplètes, erronées ou transmises hors délai, SWEN ne pourra être tenue responsable de l’impossibilité d’adapter les menus ou des conséquences pour les Participants concernés.
Matériel & Installations SWEN
7.10 Le matériel et les installations mis à disposition restent la propriété exclusive de SWEN.
7.11 Toute dégradation, perte, vol ou usage anormal imputable au Client ou aux Participants entraînera la refacturation au Client du coût de remplacement du matériel au prix neuf à date, assortie de frais de gestion raisonnables.
7.12 SWEN pourra retirer ou interrompre l’accès à certains équipements en cas de mauvaise utilisation ou de non-respect des consignes, sans indemnité.
Sous-Traitance
7.13 SWEN peut faire appel à des prestataires tiers pour tout ou partie de la Prestation (ex. restauration, activités, encadrement, transport).
7.14 Lorsque SWEN sous-traite, elle demeure l’interlocuteur contractuel du Client et veille au respect des standards de qualité et de sécurité. Le Client s’interdit de donner des instructions directement aux prestataires intervenant pour le compte de SWEN, sans accord préalable de SWEN. Toute instruction donnée en violation du présent article n’engage pas SWEN.
7.15 Dans tous les cas, SWEN n’est pas responsable des prestations réalisées en sous-traitance, celles-ci relèvent de la responsabilité exclusive du sous-traitant sélectionné.
Transport
7.16 Par défaut, SWEN ne fournit pas de service de transport.
7.17 Sur demande du Client, SWEN peut :
a) intégrer une prestation transport dans son devis (VTC, bus), ou
b) mettre le Client en relation avec un prestataire.
7.18 Dans tous les cas, SWEN n’est pas responsable des prestations de transport, qui relèvent de la responsabilité exclusive du transporteur sélectionné. Tout retard, annulation, incident ou frais liés au transport ne pourra être imputé à SWEN.
8. Sécurité, Météo et Décisions Opérationnelles sur le Terrain
8.1 Sécurité et Autorité de SWEN sur le Lieu de prestation
Pour des raisons de sécurité, de météo, d’organisation ou de préservation de l’environnement, SWEN peut adapter, remplacer ou interrompre tout ou partie de la Prestation.
La décision finale liée à la sécurité, à l’adaptation ou au report d’une activité revient à SWEN, après échange avec le Client lorsque cela est possible.
8.2 Météo et Conditions Extérieures
Les Prestations se déroulant majoritairement en extérieur, la météo défavorable (ex. pluie, vent, froid) ne constitue pas un motif d’annulation ou de réduction de prix.
Seule une météo présentant un risque pour la sécurité (ex. vigilance météo jaune/orange/rouge émise par Météo France, orage violent, tempête, canicule extrême, crue, interdiction préfectorale ou forestière) peut justifier une adaptation.
En cas de risque avéré, SWEN pourra :
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adapter le programme,
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proposer des activités alternatives,
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reporter la Prestation.
Aucun remboursement n’est dû au Client si la Prestation est adaptée pour des raisons de sécurité.
8.3 Décision de Report liée à la Météo
Si SWEN décide de reporter la Prestation pour raisons de sécurité, aucune pénalité ne sera appliquée au Client. Une nouvelle date sera proposée selon les disponibilités dans un délai de 12 mois maximum.
9. Responsabilités, Assurances et Limitation de Responsabilité
9.1 SWEN est couverte par une Responsabilité Civile Professionnelle pour les dommages causés dans le cadre de ses Prestations.
9.2. La responsabilité de SWEN ne saurait être engagée en cas de dommages résultant notamment :
a) du non-respect des consignes par le Client ou les Participants,
b) de comportements imprudents ou inadaptés,
c) d’équipement ou tenue non conforme,
d) d’allergies ou contraintes non transmises,
e) de décisions ou omissions du Client.
9.3 La responsabilité totale de SWEN, en cas de préjudice établi, est limitée au montant total payé par le Client pour la Prestation concernée.
9.4 SWEN ne pourra en aucun cas être tenue responsable des dommages indirects, y compris pertes d’exploitation, perte de chiffre d’affaires, perte de profit, image ou réputation.
9.5 Le Client demeure responsable des Participants et des dommages qu’ils pourraient causer.
9.6 L’ensemble des limitations et exclusions de responsabilité prévues aux présentes ne s’applique pas en cas de faute lourde, dolosive ou manquement à une obligation essentielle imputable à SWEN.
10. Données Personnelles (RGPD)
10.1 SWEN traite uniquement les données nécessaires à l’organisation de la Prestation.
10.2 Le Client est responsable d’informer les Participants que leurs données seront transmises à SWEN.
10.3 SWEN peut utiliser Google Workspace (Sheets, Drive) ; des transferts hors UE peuvent exister, encadrés par des clauses contractuelles types garantissant un niveau de protection adéquat.
10.4 Les données sont conservées pour une durée maximale de 1 an après la Prestation, sauf obligation légale ou demande spécifique contraire du Client.
10.5 Toute demande relative aux données personnelles doit être adressée à : arnaud@swenbivouak.fr.
11. Confidentialité et Propriété des Contenus
11.1 Les informations échangées entre les Parties sont confidentielles et ne peuvent être utilisées à d’autres fins que l’exécution de la Prestation.
11.2 SWEN peut réaliser des photos/vidéos dans le cadre de la Prestation. Sauf opposition écrite du Client avant la Prestation, SWEN est autorisée à utiliser ces images pour sa communication (site, réseaux sociaux, supports), de manière discrète et non dénaturante.
12. Force Majeure et Imprévision
12.1 En cas de force majeure rendant la Prestation impossible, les Parties chercheront d’abord un accord. À défaut, les sommes versées seront converties en avoir valable 6 mois.
12.2 En cas d’imprévision rendant l’exécution excessivement onéreuse, les Parties renégocieront de bonne foi ; si aucun accord n’est trouvé, la Prestation pourra être résiliée sans indemnité, avec remboursement hors coûts non récupérables.
13. Hiérarchie Documentaire et Dispositions Diverses
13.1 En cas de contradiction, l’ordre de priorité est : 1) devis signé, 2) CGV, 3) Book Participant, 4) échanges écrits validés, 5) documents informatifs.
13.2 Nullité partielle : si l’une des clauses est invalide, les autres continuent de s’appliquer.
13.3 Non-renonciation : le fait de ne pas appliquer une clause ne vaut pas renonciation.
13.4 Preuve : la preuve électronique (email, signature électronique, message écrit) fait foi.
13.5 Le Client ne peut céder le contrat sans accord écrit ; SWEN peut céder à une entité liée.
13.6 Langue : seules les CGV en français font foi.
14. Droit Applicable et Juridiction Compétente
Les présentes CGV sont régies par le droit français.
Tout litige relatif à leur interprétation, exécution ou validité sera soumis aux tribunaux du ressort de Villefranche-sur-Saône, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.

